Katakanlah seseorang meminta Anda untuk mengoreksi atau berkolaborasi pada dokumen. Jika Anda memiliki salinan cetaknya, Anda mungkin menggunakan pena merah untuk mencoret kalimat, menandai salah ejaan, dan menambahkan komentar di pinggirnya. Excel memungkinkan Anda untuk melakukan semua hal ini secara elektronik dengan menggunakan fitur Track Changes dan Comments.
Saksikan video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelacakan perubahan dan komentar.
Memahami Pelacakan Perubahan
Ketika Anda menghidupkan Track Changes, setiap perubahan yang dibuat pada dokumen akan muncul sebagai tanda berwarna. Jika Anda menghapus teks, itu sebenarnya tidak akan hilang. Namun sebaliknya, teks akan dicoret. Jika Anda menambahkan teks, itu akan digarisbawahi. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat hasil editan sebelum membuat perubahan yang permanen.
Jika ada beberapa pengulas, setiap orang akan diberi warna tanda yang berbeda.
Mengaktifkan Track Changes:
Dari tab Review, klik perintah Track Changes.
Track Changes akan diaktifkan. Dari titik ini, setiap perubahan yang Anda buat ke dokumen akan muncul sebagai markup berwarna.
Meninjau perubahan
Tracked changes hanyalah penyaranan perubahan. Untuk menjadikannya permanen, mereka harus diterima. Di sisi lain, penulis asli mungkin tidak setuju dengan beberapa pelacakan perubahan dan memilih untuk menolaknya.
Menerima atau menolak perubahan:
Pilih perubahan yang Anda inginkan untuk diterima atau ditolak.
Dari tab Review, klik perintah Accept atau Reject.
Markup akan hilang, dan Word secara otomatis akan melompat ke perubahan berikutnya. Anda dapat terus menerima atau menolak setiap perubahan sampai Anda telah meninjau semuanya.
Setelah selesai, klik perintah Track Changes untuk mematikan Track Changes.
Untuk menerima semua perubahan sekaligus, klik panah drop-down Accept, kemudian pilih Accept All. Jika Anda tidak lagi ingin melacak perubahan, Anda dapat memilih Accept All dan Stop Tracking.
Pilihan tampilan Track Changes
Jika Anda memiliki banyak perubahan yang dilacak, mereka bisa mengganggu jika Anda ingin membaca dokumen. Untungnya, Word menyediakan beberapa cara untuk menyesuaikan bagaimana perubahan yang dilacak muncul:
Simple Markup: Ini akan menunjukkan versi finalnya tanpa ada markup inline. Spidol merah akan muncul di margin kiri, untuk menunjukkan di mana perubahan telah dibuat.
All Markup: Ini akan menunjukkan versi finalnya disertai markup inline.
No Markup: Ini akan menunjukkan versi final dan menyembunyikan semua markup.
Original: Ini menunjukkan versi yang asli dan menyembunyikan semua markup.
Menyembunyikan perubahan yang dilacak:
Dari tab Review, klik perintah Display for Review. Perintah Display for Review terletak di sebelah kanan perintah Track Changes.
Pilih pilihan yang diinginkan dari menu drop-down. Dalam contoh kita, kita akan pilih No Markup untuk melihat versi final dari dokumen sebelum menerima perubahan.
Anda juga dapat mengklik penanda di margin kiri untuk beralih antara Simple Markup dan All Markup.
Ingat bahwa menyembunyikan Track Changes ini tidak sama dengan reviewing changes. Anda harus menerima atau menolak perubahan sebelum mengirim versi final dari dokumen Anda.
Menampilkan revisi pada balon:
Secara default, kebanyakan revisi akan muncul sejajar, yang berarti teks tersebut yang ditandai. Anda juga dapat memilih untuk menampilkan revisi pada balon, yang sebagaian besar kemunculan revisinya terletak di margin kanan. Menghapus markup inline dapat membuat dokumen lebih mudah dibaca, dan balon juga memberikan informasi lebih rinci tentang beberapa markup.
Dari tab Review, klik Show Markup> Baloons> Show Revisions in Balloons
Kebanyakan revisi akan muncul di margin kanan, meskipun teks apapun yang ditambahkan akan tetap muncul sejajar.
Untuk kembali ke markup inline, Anda dapat memilih Show All Revisions Inline atau Show Only Comments and Formatting in Balloons.
Komentar
Kadang-kadang Anda mungkin ingin menambahkan komentar untuk memberikan umpan balik, bukan mengedit dokumen. Meskipun sering digunakan sebagai kombinasi dengan Track Changes, namun Anda tidak perlu menghidupkan Track Changes untuk menambahkan komentar.
Menambahkan komentar:
Sorot beberapa teks, atau tempatkan titik penyisipan di mana Anda ingin komentar itu muncul.
Dari tab Review, klik perintah New Comment.
Ketik komentar Anda. Setelah selesai, Anda dapat menutup kotak komentar dengan menekan tombol Esc atau dengan mengklik di mana saja di luar kotak komentar.
Menghapus komentar:
Pilih komentar yang ingin Anda hapus.
Dari tab Review, klik perintah Delete.
Komentar akan dihapus.
Untuk menghapus semua komentar, klik panah drop-down Delete dan pilih Delete All Comments in Document.
Membandingkan dokumen
Jika Anda mengedit dokumen tanpa melacak perubahan, masih memungkinkan menggunakan fitur peninjau seperti Accept dan Reject. Anda dapat melakukan ini dengan membandingkan dua versi dokumen. Yang Anda butuhkan adalah dokumen asli dan dokumen revisi (dokumen juga harus memiliki nama file yang berbeda).
Membandingkan dua dokumen:
Dari tab Review, klik perintah Compare, kemudian pilih Compare dari menu drop-down.
Sebuah kotak dialog akan muncul. Pilih dokumen asli Anda dengan mengklik panah drop-down dan memilih dokumen dari daftar. Jika file tersebut tidak ada dalam daftar, klik tombol Browse untuk menemukannya.
Pilih dokumen Revised, kemudian klik OK.
Word akan membandingkan dua file untuk menentukan apa yang berubah dan kemudian membuat dokumen baru. Perubahan akan muncul sebagai markup berwarna, seperti Track Changes. Anda kemudian dapat menggunakan perintah Accept dan Reject untuk menyelesaikan dokumen.
