Arkusze z dużą ilością danych mogą czasami wydawać się przytłaczające, a nawet mogą być trudne do odczytania. Na szczęście program Excel może organizować dane w grupy, umożliwiając łatwe wyświetlanie i ukrywanie różnych sekcji arkusza roboczego. Możesz także podsumować różne grupy za pomocą polecenia Suma częściowa i utworzyć Konspekt arkusza.
Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej o grupach i sumach częściowych w Excelu.
Aby zgrupować wiersze lub kolumny:
Wybierz wiersze lub kolumny, które chcesz zgrupować. W tym przykładzie wybieramy kolumny B, C i D.
Wybierz kartę Dane na Wstążce, a następnie kliknij polecenie Grupuj.
Wybrane wiersze lub kolumny zostaną zgrupowane. W naszym przykładzie kolumny B, C i D są zgrupowane.
Aby rozgrupować dane, wybierz zgrupowane wiersze lub kolumny, a następnie kliknij polecenie Rozgrupuj.
Aby ukryć i pokazać grupy:
Aby ukryć grupę, kliknij znak minus, znany również jako przycisk Ukryj szczegóły.
Grupa zostanie ukryta. Aby pokazać ukrytą grupę, kliknij znak plus, znany również jako przycisk Pokaż szczegóły.
Tworzenie sum częściowych
Polecenie sumy częściowej pozwala automatycznie tworzyć grupy i używać typowych funkcji, takich jak SUMA, LICZNIK i ŚREDNIA, aby pomóc w sumowaniu danych. Na przykład polecenie Suma częściowa może pomóc obliczyć koszt materiałów biurowych według rodzaju na podstawie dużego zamówienia magazynowego. Polecenie to stworzy hierarchię grup, zwaną konspektem, aby pomóc w porządkowaniu arkusza roboczego.
Przed użyciem polecenia Suma częściowa dane muszą zostać poprawnie posortowane, dlatego warto zapoznać się z naszą lekcją na temat sortowania danych, aby dowiedzieć się więcej.
Aby utworzyć sumę częściową:
W naszym przykładzie użyjemy polecenia Suma częściowa z formularzem zamówienia koszulek, aby określić, ile koszulek zostało zamówionych w każdym rozmiarze (mały, średni, duży i X-duży). Spowoduje to utworzenie konspektu dla naszego arkusza roboczego z grupą dla każdego rozmiaru koszulki, a następnie policzona zostanie całkowita liczba koszulek w każdej grupie.
Najpierw posortuj arkusz roboczy według danych, które chcesz podsumować. W tym przykładzie utworzymy sumę częściową dla każdego rozmiaru koszulki, więc nasz arkusz roboczy został posortowany według rozmiaru koszulki od najmniejszej do największej.
Wybierz kartę Dane, a następnie kliknij polecenie Suma częściowa.
Pojawi się okno dialogowe sumy częściowej. Kliknij rozwijaną strzałkę w polu Dla każdej zmianie w: wybierz kolumnę, którą chcesz podsumować. W naszym przykładzie wybierzemy rozmiarkoszulki.
Kliknij rozwijaną strzałkę w polu Użyj funkcji:, aby wybrać funkcję, której chcesz użyć. W naszym przykładzie wybierzemy LICZNIK, aby policzyć liczbę koszul zamówionych w każdym rozmiarze.
W polu Dodaj sumę częściową do: wybierz kolumnę, w której ma się pojawiać obliczona suma częściowa. W naszym przykładzie wybierzemy rozmiarkoszulki. Gdy jesteś zadowolony ze swoich wyborów, kliknij OK.
Arkusz zostanie podzielony na grupy, a sumy częściowe zostaną wymienione poniżej każdej z grup. W naszym przykładzie dane są teraz pogrupowane według rozmiaru koszulki, a liczba koszulek zamówionych w tym rozmiarze jest wyświetlana poniżej każdej z grup.
Aby wyświetlić grupy według poziomu:
Podczas tworzenia sum częściowych arkusz roboczy jest podzielony na różne poziomy. Możesz przełączać się między poziomami, aby szybko kontrolować ilość informacji wyświetlanych w arkuszu, klikając przyciski Poziomu po lewej stronie arkusza. W naszym przykładzie przełączymy się między wszystkimi trzema poziomami w naszym konspekcie. Chociaż ten przykład zawiera tylko trzy poziomy, Excel może zmieścić do ośmiu.
Kliknij najniższy poziom, aby wyświetlić najmniej szczegółów. W naszym przykładzie wybieramy poziom 1, który zawiera tylko Całkowitą liczebność lub całkowitą liczbę zamówionych koszulek.
Kliknij następny poziom, aby ujawnić więcej szczegółów. W naszym przykładzie wybieramy poziom 2, który zawiera każdy wiersz sumy częściowej, ale ukrywa wszystkie inne dane z arkusza.
Kliknij najwyższy poziom, aby wyświetlić i rozwinąć wszystkie dane arkusza. W naszym przykładzie wybieramy poziom 3.
Możesz także użyć przycisków Pokaż szczegóły i Ukryjszczegóły, aby pokazać i ukryć grupy w konspekcie.
Aby usunąć sumy częściowe:
Czasami możesz nie chcieć przechowywać sum częściowych w arkuszu, szczególnie jeśli chcesz reorganizować dane na różne sposoby. Jeśli nie chcesz już używać sumowania częściowego, musisz usunąćje z arkusza.
Wybierz kartę Dane, a następnie kliknij polecenie Suma częściowa.
Pojawi się okno dialogowe sumy częściowej. Kliknij Usuńwszystko.
Wszystkie dane arkusza zostaną rozgrupowane, a sumy częściowe zostaną usunięte.
Aby usunąć wszystkie grupy bez usuwania sum częściowych, kliknij strzałkę listy rozwijanej Rozgrupuj, a następnie wybierz polecenie Wyczyść konspekt.
