Microsoft Excel 2010: Agrupar los datos de una hoja de cálculo

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Agrupar los datos de una hoja de cálculo

Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para organizarlos. De esta manera podrás hacer análisis rápidos utilizando el comando Subtotal y además, decidir si quieres ocultar o mostrar información. Veamos de qué se trata.

El comando Subtotal se puede utilizar para organizar la hoja de cálculo de muchas maneras. Utiliza funciones comunes como SUM, COUNT, AVG y más, para resumir los datos y colocarlos en un grupo.

Para obtener más información acerca de las funciones, visita nuestra lección Explora las funciones básicas de Excel 2010.

Agrupar datos con Subtotal

Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes entregar por talla. Sigue estos pasos:

Paso 1:

Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo, vamos a organizar la hoja de trabajo por talla de camiseta.

Revisa la página Ordenar los datos por criterios personalizados para ampliar información.

Imagen ejemplo de los datos que se agruparan con la función Subtotal de Excel 2010.

Paso 2:

Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a contar. Luego, haz clic en la ficha Datos y ubica el grupo Esquema.

Paso 3:

Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una advertencia. Allí, pulsa el botón Aceptar. A continuación, se desplegará el cuadro de diálogo Subtotales.

Imagen ejemplo de los pasos 2 y 3 para agrupar datos en subtotales en Excel 2010.

Paso 4:

En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene los datos que vas a contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.

Paso 5:

En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles en la lista. Aquí, vamos a utilizar la función CONTAR para obtener el total de camisetas por talla.